Reykjavíkurborg - Innranet

Starfsfólk Reykjavíkurborgar hafði verið að nota Facebook-hópa og aðra samfélagsmiðla fyrir samskipti og skipulagningu viðburða. Því var augljós þörf fyrir nýjan samskiptavettvang - Reykjavíkurborg vantaði innranet.

Markmið nýja innranetsins

Nýr vettvangur átti að gera notendum kleift að eiga samskipti við alla aðra notendur, bæði milli einstaklinga og í hópum. Allar deildir borgarinnar áttu sjálfkrafa að hafa aðgang að innranetinu.

Hönnun innranetsins átti að vera bæði aðgengileg og einföld til þess að tryggja það að notendur gætu notað vettvanginn án vandræða eða óþarfa skrefa. Aldur notenda eða tæknikunnátta þeirra skiptu ekki máli, allir áttu að geta tekið þátt í samskiptum og efnissköpun.

Þar sem stofnanir á borð við Reykjavíkurborg geyma gríðarlegt magn gagna var lögð áhersla á að setja upp öfluga leitarvél. Uppbygging innranetsins þurfti einnig að vera skalanleg til að hægt væri að koma til móts við þetta álag.

Uppbygging sem endist

Almennur vefur Reykjavíkurborgar er byggður í Drupal og því var ákveðið að nota Drupal fyrir innranetið líka.

Faglegt, félagslegt innranet var byggt í Drupal (útgáfu 7). Öll samtök og deildir innan borgarinnar geta búið til sínar eigin síður og hægt er að bæta öllu starfsfólki inn á þær síður, óháð því í hvaða deild það starfar.

Starfsfólk er sjálfkrafa skráð inn á Drupal með notendagögnum úr vafranum sem það notar, en þau gögn eru fengin úr innra vefkerfi borgarinnar (e. internal network). Til að tryggja að öll gögn séu uppfærð eru þau samstillt við mannauðsstjórnunarkerfi Reykjavíkurborgar. Ef notandinn er ekki á innra vefkerfinu getur hann skráð sig inn með notendanafni og lykilorði.

Ítarlegir eiginleikar fyrir nútímalegt samfélagskerfi

Í gegnum félagslegt innranet hafa allir notendur aðgang að samskiptavettvangi þar sem þeir geta talað um allt sem viðkemur Reykjavíkurborg. Við bættum inn virkni sem þekkist á samfélagsmiðlum, notendum getur "líkað við" færslur og þeir skilið eftir "athugasemdir". Notendur geta einnig sent einkaskilaboð til starfsmanns eða hóps.

Að auki smíðuðum við "hrósvirkni", þar sem starfsmenn geta hrósað hver öðrum. Ef samstarfsmaður stendur sig vel er auðvelt að óska viðkomandi til hamingju.

Til þess að auðvelda starfsfólki við að finna þær upplýsingar sem það þarfnast, byggðum við öfluga og hraða leit sem leitar í öllum texta og gögnum sem hafa verið birt á vefnum.

Allt starfsfólk getur sett upp sinn aðgang og bætt sérstökum hæfileikum sínum við. Hægt að leita að starfsfólki eftir hæfileikum þess og bæta því við sérstaka vinnuhópa innan innranetsins. Þetta á ekki aðeins við um vinnutengda hæfileika, einnig er hægt að leita að samstarfsfólki eftir áhugamálum. 

Helstu eiginleikar innranetsins

• Samþætting við mannauðsstjórnunarkerfi borgarinnar
• Auðkenning notenda í gegnum Microsoft Active Directory
• Hlutverk notenda skipulögð eftir hlutverki þeirra innan stofnunarinnar
• Notendaprófílar sem sýna viðeigandi upplýsingar og sérstaka hæfileika
• Nútímaleg samfélagsmiðlavirkni
• Ítarleg leit