Social Intranet für Unternehmen

Ein Intranet stärkt das Gemeinschaftsgefühl zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern. Wenn mit den Mitarbeitern offen und in ausreichendem Umfang kommuniziert wird, fühlen sie sich wertgeschätzt. Das erhöht die Produktivität und wirkt sich positiv auf die Corporate Culture aus. Des weiteren kann ein Firmen Intranet den Teamgeist sowie einen effizienten Wissenstransfer fördern. Durch die verbesserte Zusammenarbeit können Kosten reduziert und Prozesse optimiert werden. 

Funktionales und komfortables Design

Die meisten Menschen nutzen heutzutage ihr Handy, so muss den Usern ein reaktionsschnelles und responsives Design angeboten werden, welches sich an die verschiedenen Bildschirmgrößen anpasst.

Kalender

Eine Kalenderfunktion kann hilfreich für die Anzeige von Feiertagen und Geburtstagen sein um die E-Mails, die an Mitarbeitern zu diesem Thema gesendet werden, zu verringern. 

Gute Suchfunktion

Wenn Mitarbeiter nicht die richtigen Informationen zu ihrer Suche finden, können sie schnell frustriert sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine gute Suchfunktion zu integrieren. 

Notifications / Alerts

Mitarbeiter sollten mit E-Mail- bzw. Dashboard-Benachrichtigungen in Echtzeit über neue Beiträge oder Inhalte auf dem Laufenden gehalten werden. 

Social Collaboration Tools

Mit zeitgemäßen Social Intranet Funktionen können Mitarbeiter dazu engagiert werden Inhalte zu teilen, zu kennzeichnen und darauf zu antworten und Sie können Lieblings-Nutzer folgen. Umfragen und Untersuchungen können bereitgestellt  werden und vieles mehr.

Interaktives Mitarbeiterverzeichnis

Ein derartiges Verzeichnis erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und stellt schnell und einfach eine Verbindung zu den richtigen Personen her.

Dashboards

Halten das Team und die Mitarbeiter direkt auf der Intranet-Homepage des Unternehmens über wichtige Ankündigungen auf dem Laufenden.

Drupal bietet eine Vielzahl an Funktionen die Sie individuell für ihr Unternehmen nutzen können, um den Wissenstransfer, Social Collaboration und die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Die Wichtigsten Funktionen die ein Intranet beinhalten sollte, können mit Drupal realisiert werden. Darüber hinaus können weitere Features nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen implementiert werden.

Diskussionsforen

Ermöglichung von Meinungsaustausch, wobei Moderatoren Diskussionen steuern können. Das Drupal Core Modul bringt bereits die Funktion eines Forums mit.

Benutzerfreundliche Suchfunktion

Die integrierte Drupal-Suche kann an dieser Stelle erweitert werden,beispielsweise mit der Einbindung von „Apache Solr”, um eine Volltext-Suche, Filterung mit regulären Ausdrücken, Auto-Vervollständigungen und vieles mehr zu gewährleisten. 

Wikis

Die Zusammenarbeit wird in sogenannten Wikis organisiert, so dass die Inhalte von jedem Nutzer bearbeitet bzw. ergänzt werden kann. 

Passwortschutz

Bestimmte Bereiche lassen sich mittels Passwort schützen, dadurch haben nur die User Zugang auf Informationen, die diesen auch benötigen.

Social Collaboration wie Blogs, Chatrooms, Bookmarking, Dashboards

Verschiedene Features bieten den Nutzern die Möglichkeit zur “Social Collaboration”. Die Kommunikation und Informationsverwaltung wird somit effizienter.

Singel Sign-On

Intranet Anwender müssen sich nur einmal anmelden, um Zugang zur gewählten Intranet-Umgebung zu erhalten.

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Social Intranet und einem “generellen” Intranet ist der der dynamischen Wissensvermittlung und kollaborativen Zusammenarbeit. So werden Informationen und Inhalte nicht nur zentral durch einen Moderator oder Redakteur bereitgestellt, sondern User können aktiv Inhalte mitgestalten, sich untereinander vernetzen, Blogbeiträge schreiben und sich in Wikis, Foren und Chats austauschen. Ein Social Intranet muss somit der Informationsvermittlung als auch der Förderung der Interaktion, Kollaboration und internen Suche dienen.

Da Drupal die bereits fertigen Distributionen wie Open Social miteinschließt, ist es ganz einfach möglich ein Social Intranet mit der Open-Source Software aufzusetzen. Wir von 1xINTERNET helfen dabei.

Unternehmensrichtlinien und offizielle Dokumente

Es sollte ein Bereich eingerichtet werden, wo die aktuellsten Versionen aller Formulare, Richtlinien und offiziellen Dokumente eines Unternehmens abgelegt werden. 

Unternehmensstrategie und Ziele

Die Möglichkeit, sich auf die Unternehmensstrategie zu beziehen, trägt dazu bei, die Mitarbeiter über das Gesamtbild zu informieren. So wissen sie, wohin sich das Unternehmen entwickelt. Der Strategiebereich des Intranets sollte zudem Einzelheiten über wichtige Initiativen und etwaige Unterstrategien, z.B. für verschiedene Geschäftszweige, beinhalten. 

Werte und soziale Verantwortung der Unternehmen (CSR)

Viele Organisationen sind daran interessiert, den Mitarbeitern ihre Werte zu erläutern und ihr Engagement für die Unterstützung von Vereinen etc. hervorzuheben. Diese Intranet-Inhalte können dazu beitragen, eine Kultur aufzubauen, welche das Engagement fördert und den Mitarbeitern ein Gefühl der Zielstrebigkeit gibt. 

Brand Center

Die meisten Unternehmen möchten sowohl in der Tonalität als auch visuell in ihrer Kommunikation Konsistenz zeigen. Ein Brand Center im Intranet unterstützt dies. Wenn möglich, sollte der Zugang zu verwandten digitalen Ressourcen wie Logos, Bildmaterial, Präsentationsvorlagen usw. einbezogen werden.

Informationen über Produkte und Dienstleistungen

Informationen über die wichtigsten Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens im Intranet zu haben, ist sehr wichtig. Dies ist absolut entscheidend für Mitarbeiter im Vertrieb, die mit den Kunden verbindlich über Angebote sprechen müssen. Es trägt auch dazu bei, das Bewusstsein der internen Mitarbeiter dafür zu schärfen, was das Unternehmen nach außen hin tut. Letztendlich können diese Inhalte einen besseren Kundenservice unterstützen.

Standortinformation

Die meisten Unternehmen haben mehr als nur einen Standort und es ist sehr nützlich Informationen über jeden einzelnen zu haben. Der Inhalt sollte nicht nur auf die an diesem Standort ansässigen Mitarbeiter ausgerichtet sein, sondern auch auf diejenigen, die dorthin reisen. Zu den typischen Intranet-Inhalten eines Standortes gehören:

• Wie man dorthin gelangt
• Karten und Grundrisse
• Einrichtungen und Sicherheitsinformationen
• Örtliche Hotels und Restaurants
• Essentials wie die neueste Speisekarte des Personalrestaurants oder Wi-Fi-Code für Gäste

Bereich für neue Mitarbeiter

Das kann ein Überblick über das Unternehmen mit einem Rundgang durch Schlüsselbereiche, wie Organisationsstruktur und Strategie, sowie wichtige Formulare und Checklisten umfassen. Ein rationalisierter Onboarding-Prozess ist nicht nur effizient, sondern stellt auch sicher, dass bei jeder Neueinstellung die gesamte Liste abgehakt wird.

HR-Informationen

Jeder Mitarbeiter sollte auf HR-Informationen im Intranet zugreifen können. Dies kann alles abdecken, von Sozialleistungen bis hin zu Prozessen wie der Buchung von Urlaubszeiten oder individuellen Schulungen. Die Aufnahme dieser Inhalte im Intranet kann den Personalverantwortlichen viel Zeit sparen, da die Mitarbeiter die Antworten auf Fragen selbst finden können.

Intranet-Leitfaden 

Zu guter Letzt sollte nicht vergessen werden, einen Abschnitt einzufügen, der die Benutzer in die Benutzung des Intranets einweist. Obwohl viele moderne Intranets einfach und intuitiv zu bedienen sind und per se keine Schulung benötigen, wird es einige Nutzer geben, die mit der Technologie weniger vertraut sind. Dies kann insbesondere für soziale Elemente des Intranets gelten, wie das "Kommentieren" oder das Beitreten zu Gruppen, die für einige Mitarbeiter neu sein könnten. Häufig gestellte Fragen (FAQs), Benutzerdokumentation oder Anleitungsvideos können für die Nutzer einen großen Mehrwert darstellen.