Die Stadt Reykjavík beschäftigt in verschieden öffentlichen Einrichtungen wie Schulen, Verwaltungen, Schwimmbäder oder Kindertagesstätten etwa 9.000 Mitarbeiter. Für Aktivitäten der Mitarbeiter wurde bisher das bestehende Intranet nicht genutzt, weil es die notwendigen Funktionen nicht bereit stellte, und auch in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Design nicht den Ansprüchen einer modernen Webapplikation genügte. Daraus resultierte, dass sich die Mitarbeiter Facebook-Gruppen und anderen Social-Media-Diensten organisierten. Um den Mitarbeitern eine bessere Kommunikationsplattform zu bieten, sollte das Intranet erneuert werden.

Reykjavik Intranet frontpage

Ziele für das neue soziale Intranet

Die Stadt Reykjavik brauchte eine neue Intranet Plattform, so viel stand fest. 

Die neue Plattform sollte ermöglichen, dass die Nutzer innerhalb von Gruppen aber auch darüber hinaus, mit allen Nutzern des Intranets,  kommunizieren konnten. Alle Abteilungen von der Stadt sollten automatisch verbunden sein, aber das war nur der Anfang der Kommunikationsmöglichkeiten, nicht das Ende. 

Das Intranet sollte ein einfaches, klares Design verfolgen, das den Nutzern ermöglicht ohne Hürden auf der Plattform zu arbeiten. Es sollte ebenso für Nutzer jeden Alters und technischen Knowhows benutzbar sein, um jedem zu ermöglichen miteinander zu arbeiten und Inhalte zu erstellen. 

Die erwarteten Datenmengen erstellter Inhalte sollten zudem in der Suche gefunden werden können und nach oben hin skalierbar sein. 

Reykjavik Intranet frontpage 2

Eine Architektur, die bestehen bleiben sollte

Da die Stadt Reykjavik bereits Drupal für die öffentlichen Webseiten nutzte, wurde entschieden, das System auch für das Intranet zu verwenden. 

Ein professionelles, soziales Intranet wurde mit Drupal (Version 7) erstellt. Alle Organisationen und Abteilungen innerhalb der Stadt Reykjavik sollen in der Lage sein, eigene Seiten zu erstellen. Mitarbeiter können problemlos zu den einzelnen Seiten freigeschaltet werden, egal welcher Abteilung diese angehören. 

Die Mitarbeiter werden automatisch mit ihren User Daten der Browser Session angemeldet, dieses wird automatisch aus dem internen Netzwerk gezogen. Um zu versichern, dass die Daten immer aktuell sind, wird es mit den Daten des HR Management Systems der Stadt Reykjavik sychronisiert. Wenn sich der Nutzer nicht im internen Netzwerk befindet, kann er/sie sich dort mit einem Benutzername und Passwort einloggen. 

Reykjavik Intranet department page

Fortschrittliche Funktionen für ein modernes Social Media System

Mit dem sozialen Intranet sollen alle User Zugang zu einer Kommunikationsplattform bekommen, auf welcher sie über alles zum Thema Stadt Reykjavik sprechen können. Wir haben noch dazu Funktionalitäten aus den Sozialen Medien integriert, wie zum Beispiel die Kommentarfunktion oder das „liken“ von Beiträgen. Die Nutzer können zusätzlich private Nachrichten zu Mitarbeitern oder einer Gruppe schicken. 

Nicht nur bekannte Soziale Medien Funktionen wurden eingebaut: Wir haben auch eine Funktion erstellt, um anderen Mitarbeitern Komplimente zu der tollen Arbeit zu machen. Wenn ein Mitarbeiter einen tollen Job macht, kann dieser dadurch von den anderen Kollegen belohnt werden. Diese Funktion gefällt den Mitarbeitern der Stadt Reykjavik besonders gut und wird viel genutzt. 

Um Nutzern einfacher Zugriff auf Daten und Informationen zu geben, haben wir eine Volltextsuche für die gesamte Webseite integriert. Alle Daten, die veröffentlicht werden, können gefunden werden.

Alle Mitarbeiter können sich ein benutzerdefiniertes Profil erstellen und dort ihre Kenntnisse und Fähigkeiten eintragen. In diesem Profil kann ebenfalls gesucht werden, um entsprechende Arbeitsgruppen über das Intranet zu erstellen. Nicht nur arbeitsspezifische Kenntnisse können dabei gefunden werden. Das Selbe gilt auch für andere Bestandteile des Profils wie Hobbys und Interessen.

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Highlights

Es gibt einige Funktionen, die dieses Projekt besonders machen:

  • Schnittstelle zu HR Managementsystem
  • Authentifizierung von Nutzern via Microsoft Active Directory
  • Fortlaufende Updates, um die Benutzerdaten aktuell zu halten
  • Tief strukturierte Rollen- und Rechtevergabe
  • Erweiterte Benutzerprofile, zur Abbildung relevanter Daten (Kontaktmöglichkeiten, Fähigkeitsprofile, u.s.w.)
  • Abbildung verschiedener Suchanforderungen (Mitarbeiter, Dokumente, etc.)
  • Implementierung moderner Social Media Funktionen für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern
Baddý Breidert

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– Baddý Breidert M. Sc., CEO

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